Arbeitszeugnisse sind wahre Zeitfresser, nicht nur in den Personalabteilungen, sondern auch für Führungskräfte in den Fachbereichen. Nicht nur beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wird ein Zeugnis erstellt, das auf Wunsch des Mitarbeiters eine qualifizierte Beurteilung von Leistung und Verhalten enthalten muss. Auch zum Beispiel beim Wechsel des Vorgesetzten wird ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis angenommen. Rationalisierung im Prozess der Zeugniserstellung hat also durchaus Gewicht.

Ein Arbeitszeugnis, das von einer Software aus Textbausteinen zusammengebastelt wurde, klingt zunächst wenig wertschätzend. Dennoch gibt es auf Arbeitgeber- wie auch auf Arbeitnehmerseite handfeste Vorteile, insbesondere was die rechtliche Sicherheit angeht.

Geheimsprache im Arbeitszeugnis

Zeugnisformulierungen umweht stets der Mythos einer Geheimsprache. Dabei sind nach § 109 der Gewerbeordnung Codierungen ausdrücklich verboten. Allerdings liegt genau in dieser Bestimmung und der zugehörigen Rechtsprechung auch das Problem. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein wohlwollendes Zeugnis. Ist er durch schlechte Leistungen und inadäquates Verhalten aufgefallen, helfen nur ausweichende Sätze oder Auslassungen, um der Anforderung eines Zeugnisses zu genügen, das ihn in seiner beruflichen Entwicklung nicht behindert. Auch wenn es keine Geheimcodes gibt, sind deshalb doch standardisierte Formulierungen verbreitet. Wer diese nicht genau kennt, zum Beispiel den Unterschied zwischen voller und vollster Zufriedenheit oder das Weglassen von guten Wünschen in der Schlussformel, gibt dem Leser des Zeugnisses unbeabsichtigt Signale, die so nicht gemeint waren.

Software übersetzt die Benotung in Standardfloskeln

Gute Zeugnis-Software importiert Arbeitnehmerdaten und übersetzt die beabsichtigte Beurteilung in juristisch geprüfte Textbausteine, die genau das aussagen, was der Arbeitgeber an Leistung und Verhalten tatsächlich darstellen wollte. Die Zahl der Textbausteine unterscheidet sich sehr nach Preisklasse des Programms. Kostenlose Lösungen kommen mit 75 Bausteinen aus, professionelle Arbeitszeugnis-Programme wie der Haufe Zeugnis Manager Premium 2017 haben tausende abgesicherte Formulierungen in ihrer Bibliothek und können so, falls gewünscht, etwas Abwechslung bringen.

Raum für Tätigkeitsbeschreibungen

Wichtiger als Abwechslung ist die Möglichkeit, Tätigkeitsbeschreibungen sprachlich passend einzubinden. Die sind zwar individuell, wenn es beispielsweise um besondere Projektarbeiten und dergleichen geht, viele Berufsbilder sind sich aber ähnlich, etwa in der allgemeinen Verwaltung, im Einzelhandel oder im Handwerk. Mustertexte, die individuell verändert werden können, erleichtern die Arbeit deshalb sehr. Im Ergebnis entsteht ein fehlerfreies, angenehm lesbares und rechtssicheres Zeugnis bei minimalem Aufwand. Profi-Software bringt darüberhinaus weitere praktische Features mit, so erlauben es manche Programme beispielsweise, ein bestehendes Zwischen- mit wenigen Klicks in ein Abschlusszeugnis zu verwandeln oder das Zeugnis ein eine andere Sprache zu übersetzen.

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