Microsoft Powerpoint ist ein leistungsfähiges und flexibles Programm in der Office-Familie. Textlastige Dokumente aus Word und unübersichtliche Zahlenfriedhöfe aus Excel lassen sich in ansprechende Präsentationen verwandeln. Das Zusammenspiel der Anwendungen funktioniert sehr gut. Aber die Vielfalt der Gestaltungsmöglichkeiten birgt die Gefahr, sich zu verzetteln.
Damit wird nicht nur das Erstellen eines Powerpoints zur Neverending Story. Auch den Zuschauern wird mit ständig wechselndem Aufbau der Powerpoint Folien, einer Vielzahl grafischer Elemente und unterschiedlichen Schriftarten zu viel zugemutet. Mit einem Folienmaster – aus dem Lieferumfang von Powerpoint, selbst erstellt oder professionell gestaltet – lassen sich diese Klippen gut meistern.
Design, Folienmaster und Folienlayout
Der Folienmaster hat in den aktuellen Office-Versionen die Dateiendung .potx bzw. .potm, falls Makros enthalten sind. In Office 1997 bis 2003 wurde der Master mit .pot gekennzeichnet. Er entspricht in seiner Funktionsweise der Dokumentvorlage in Word (.dot, .dotx oder .dotm) bzw. dem Template in Excel (.xlt, .xltx oder .xltm).
Ein Folienmaster ist Bestandteil eines Designs. Es enthält zunächst diverse Informationen zum Aussehen der gesamten Präsentation. Das sind insbesondere die verwendete Farbpalette (eine Auswahl an miteinander harmonierenden Farben), die Schriftarten und Schriftgrößen der verschiedenen Gliederungsebenen, Aufzählungszeichen sowie Spezialeffekte wie Schatten, Spiegelungen und 3D-Elemente.
Außerdem sind mehrere Folienlayouts Bestandteil des Designs. Die Layouts können zum Beispiel als Titelfolie, Zwischentitel, Text oder Grafikseite optimiert sein. Ein guter Folienmaster enthält viele Layout-Vorschläge. Sie wählen einfach das Layout aus, das der gewünschten Darstellung am nächsten kommt, müssen dann nur noch Ihre Inhalte einfügen und wenige Anpassungen vornehmen.
Anforderungen eines Corporate Designs
Sowohl bei Präsentationen für externe Kunden als auch beim internen Gebrauch ist das einheitliche Erscheinungsbild, das Wiedererkennen von Logos und Schriftarten, wichtig. Großunternehmen betreiben erheblichen Aufwand, um einen Styleguide zu schaffen, der bis ins Detail die zu verwendenden Diagramme, Formen, Schriften und Farbpaletten regelt. Sogar die einzuhaltenden Abstände um das Firmenlogo können geregelt sein. Ein Folienmaster in Powerpoint bildet solche Regelwerke ab, indem er entsprechende Musterfolien enthält. Dummy-Texte können darin einfach durch eigene Inhalte ersetzt werden.
Erst der Master, dann die Folien
Existiert noch kein Folienmaster, ist es zweckmäßig, den Master zu erstellen, bevor Sie sich an die einzelnen Folien machen. Das genaue Vorgehen ist auf den Hilfeseiten von Microsoft gut beschrieben. Mit dem Folienmaster kann man sofort sehen, wie die Inhalte im einheitlichen Layout wirken.
Der umgekehrte Weg – erst die Folien, dann der Master – ist auch möglich und sogar in manchen Fällen sinnvoll. Möchten Sie zum Beispiel einen inhaltlich identischen Vortrag mehrfach in verschiedenem Kontext verwenden, zum Beispiel in Zusammenhang mit mehreren Marken einer Unternehmensgruppe, können Sie durch Zuweisen eines anderen Masters den Powerpoint-Folien mit einem Klick ein neues Design verpassen.
Allerdings werden Sie ein wenig manuellen Anpassungsaufwand haben, wenn die Folienmaster sehr unterschiedlich sind. Andere Schriftgrößen werden zum Beispiel dazu führen, dass Zeilenumbrüche nicht mehr stimmen oder die Größe von Textboxen nicht mehr passt.
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