Das Office-Paket aus dem Hause Microsoft ist ein Marktstandard, an dem zumindest im Business-Bereich kaum jemand vorbeikommt. E-Mails und Termine verwalten, Dokumente und Präsentationen gestalten, Informationen in Tabellen und Datenbanken organisieren – das sind nur einige der umfassenden Funktionen der im Paket enthaltenen Programme.
Viele Privatanwender entscheiden sich für Microsoft Office, um mit der aus dem Beruf bekannten Oberfläche kompatibel zu bleiben. Wer das cloudbasierte Abo-Modell Office 365 nicht mag, findet mit Office 2021 ein praktisch identisches Paket mit einmaliger Lizenzzahlung. Office 2021 ist mächtig. Vielleicht zu mächtig, um alle Funktionen zu beherrschen. Vielleicht kennen Sie die folgenden Tipps und Tricks rund um Word, Excel und Outlook noch nicht?
Outlook: Dämme gegen die E-Mail-Flut
Nutzen Ihre Kolleg*innen gern große Mail-Verteiler und die Funktion „allen antworten“? Markieren Sie eine E-Mail aus dem Mailverlauf und klicken Sie im Menü Start auf die Schaltfläche Ignorieren. Damit klinken Sie sich aus der Diskussion aus. Ist Ignorieren nicht sichtbar? Dann wechseln Sie vom vereinfachten Menü auf das klassische Menüband. Etwas weniger radikal ist das Erstellen eigener Regeln, mit denen Sie zum Beispiel Nachrichten eines Absenders farblich hervorheben oder automatisch in einen Ordner verschieben lassen können. Noch schöner wäre es natürlich, solche Diskussionen nicht per Mail, sondern in MS Teams zu führen.
Sie haben auf unnötige Post etwas heftig geantwortet und das tut Ihnen gleich nach dem Absenden schon leid? Auf demselben Exchange-Server können Sie ungelesene Nachrichten wieder zurückholen. Öffnen Sie die Mail im Gesendet-Ordner, wählen Sie Aktionen – Diese Nachricht zurückrufen.
Excel: Daten suchen per XVERWEIS
Eine neue Funktion in Office 365 und 2021 ist der XVERWEIS. Wenn Sie den SVERWEIS kennen, werden Sie den flexibleren XVERWEIS leicht verstehen und lieben lernen. Denn man kann mit ihm einzelne oder auch mehrere Einträge in einem Zellbereich senkrecht und waagerecht suchen. Platzhalterzeichen im Suchkriterium sind erlaubt. Die Syntax des Befehls lautet:
=XVERWEIS(Suchkriterium; Suchmatrix; Rückgabematrix; [wenn nicht gefunden]; [Vergleichsmodus]; [Suchmodus])
Die Angaben in eckigen Klammern sind optional. Ein einfaches Beispiel: Die Formel
=XVERWEIS(D1;A1:A10;B1:B10;“nicht enthalten“)
würde aus einer Tabelle in den Zellen A1 bis B10 in Spalte A nach einem Treffer suchen, der dem Inhalt in der Zelle D1 entspricht, und den zugehörigen Eintrag in Spalte B auflisten. Wird keine Übereinstimmung gefunden, erscheint der Text „nicht enthalten“.
Word: Überblick behalten in langen Dokumenten
Sie benötigen Informationen aus demselben Word-Dokument, aber von einer ganz anderen Seite? Eine Möglichkeit ist, mit geteiltem Bildschirm zu arbeiten. Wechseln Sie zum Menüband Ansicht und klicken Sie auf Teilen. Der Bildschirm wird horizontal gesplittet, und Sie können einfach zwischen zwei Textstellen desselben Dokuments wechseln. Allerdings ist damit das eigentliche Bearbeitungsfenster ziemlich klein geworden. Wenn sie nur einmal schnell etwas nachschauen müssen, geht es einfacher. Lassen Sie den Cursor dort, wo Sie arbeiten. Scrollen Sie zu der Stelle, an der Sie etwas nachschauen müssen. Haben Sie die gesuchte Textpassage gefunden, drücken Sie Umschalt (Shift) und F5. Damit gelangen sie zurück zur Cursorposition.
Bild: Bigstockphoto.com / monticello